miércoles, 7 de marzo de 2012

Empresa 3.0? Catalogacion y automatizacion del control de stock

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El secreto de una tienda online es la catalogación de todo lo que comprende al mantenimiento de los productos en la web.

Este mecanismo debe ser lo mas efectivo posible y consumir el mínimo de los recursos de la empresa, tanto humanos como monetario.

Cuando entramos en una tienda online vemos productos, miles de ellos y muchas veces no están en stock, y saben por que? Porque es imposible controlarlos uno a uno hasta que esta tarea se vuelve muy pesada, lo suficiente como para que muchas empresas digan no.

Voy a explicarles como una empresa 3.0 se desenvuelve en este tema.
Nota: lo único que necesitamos de nuestro proveedor es la lista de precios de los productos que tienen en stock en el momento y que nos solía servir para hacerles los pedidos por telefono, pero que ahora también las utilizaremos para sincronizar los productos de  nuestra tienda online.

  • La tienda online y el programa de facturación es el mismo programa.
  • Ahora necesitamos una aplicación en nuestro admin que nos permita trabajar con archivos .txt

Capitulo 1 Mantenimiento de la lista de productos general.


  • Creamos una lista de precio principal, donde ponemos todos los datos de los productos, nombre, descripción, parámetros, etc…

Nota: para este modelo de actualización en este archivo todos los productos tienen que estar “Inactive” y sin precios.
Nota: en este archivo hay varios campos que vamos a explicar brevemente para que sirven y entendiendo esto nos damos cuenta que podemos manejar los productos desde los archivos exel.
vv_specials: 1 convierte al producto en oferta y aparece en la pagina principal.
vv_specials_new_products_price: precio de la oferta.
vv_expires_date: fecha que expira la oferta


vv_codigo_proveedor: a cada proveedor le aplicamos un número diferente

  • Pulsamos aquí (3) para entrar en la zona de proveedores donde se pueden dar de alta (2) o editarlo en caso de querer cambiar el nombre (1).


  • En la lista general ponemos el número de proveedor que corresponde a cada producto, lo recomendable es hacer una lista por cada proveedor.




vv_products_extrapeso_precio: Este campo nos permite añadir o quitar importe a los gastos de envios sin necesidad de tener que tocar el peso de los productos.

En el listado general donde configuremos un incremento de los gastos de envio este se sumara al total de los gastos de envios cuando el cliente este haciendo el pedido. ejem. si los gastos de envio son 5.50€ se le sumará 5€ mas y el total de gastos de envio serán de 10.50euros.


Nota: Este modelo se puede utilizar cuando son productos valiosos y se tienen que enviar asegurado o por un medio de transporte mas urgente.







vv_regladeprecios: este campo es importantísimo porque nos permite cambiar todos los precios que queramos sin ningún esfuerzo solo configurando una tabla.
¿Cómo funciona?
1º decir que en la lista general aplicamos a todos los productos un 20% de beneficios seguidamente se le empieza aplicar la siguientes reglas de precios.
Por ejemplo cogemos 100 productos y le aplicamos regladeprecio “1” y otros 100 productos le aplicamos “2”

Empezamos…… regla 1
Si el producto vale de 0 a 10 euros regla 1 +30%
Si el producto vale de 10 a 100 euros regla 1 +20%
Si el producto vale de 100 a 1000 euros regla 1 +10%


Empezamos…… regla 2
Si el producto vale de 0 a 10 euros regla 2 +50%
Si el producto vale de 10 a 100 euros regla 2 +30%
Si el producto vale de 100 a 1000 euros regla 2 -5%

  • En este cuadro podemos configurar las reglas de precios que se van aplicar cuando actualicemos los catálogos.






v_products_price: Precio de Venta al Publico las reglas de precios solo se aplica a este precio (3).
vv_customers_group_price: Este precio es especial y que se ofrece a clientes mas asiduos premiando su fedilidad (2)
vv_customers_group_price_2: En esta columna se pone el precio costo del producto.(1)

  • En la ficha del cliente (4) cambiamos "Retail" que se aplica por defecto a "G1" con esta nueva configuración el cliente podrá ver y comprar con el precio especial (2)
  • "Retail" (3) el cliente compra con el PVP, este se aplica por defecto a todos los clientes .
  • "G1" (2)  el cliente compra con el PVM, este precio hay que configurarselo individualmente a cada cliente (4)



  • Si en la ficha del cliente esta configurado "Retail" este vera el PVP que es el mismo que ve el visitante sin registrase (5)




  • Si en la ficha del cliente esta configurado "G1" este en cuanto se autentifique con su usuario y contraseña ya podrá ver y comprar con el PVM que tengas configurado en el punto (2).
  • Comparando el punto (5) con el punto (6) puedes observar como el precio cambia.





vv_stock_nivel: En esta columna configuramos los productos que nivel de stock va a informar a los clientes.


Los niveles nos ayuda a que el cliente vea la disponibilidad del producto.

Nivel1: En los catálogos que sean muy amplios y su stock dependa de la sincronización con el proveedor utilizaremos este nivel.

  • En la foto aparecen los productos con "Nivel1" en stock.





NIVEL6: Este nivel permite al cliente ver cuantas unidades tenemos en stock y saber cuantas unidades estan pendiente de entrada.
Nota: cuando la cantidad llega a 0 el status cambia a "Agotado".
Nota: Cuando hacemos una entrega en nuestro almacen "Mercancia Entregada (Admin)"       suman las unidades a la ficha del producto
               Nota: Cuando hacemos una retirada en nuestro almacen "Mercancia Retirada (Admin)" restan las unidades a la ficha del producto.
               Nota: Cuando dejamos un pedido "Mercancia Entregada Procesando (Admin)" en la ficha del producto aparecen como pendiente de entrada.
               Nota: Cuando vendamos el producto y pasemos el pedido a "Pagado (Admin o Tienda) restan las unidades a la ficha del producto.

  • En la foto nos aparece ahora como que esta agotado y hay 0 unidades y 0 pendiente de entrada.








  • Cuando terminemos de cambiar el catalogo lo guardamos en .txt para volcarlo en la base de datos






  • Cuando terminemos de trabajar el archivo exel archivo/guardar como y guardamos en txt, el archivo txt es el que vamos a volcar en la base de datos a trabes de nuestra aplicación en nuestro admin.
  • Fijate en esta foto donde volcamos el archivo principal "Actualizar Catálogos"


  •  Seleccionamos el archvio .txt.

  • En esta actualizacion vamos a actualizar todos los cambios de los productos de la lista.
  • Se desastivan todos los productos.
  • En esta lista no tenemos los precios configurados.


Capitulo 2 Modelo de Actualización por precios.
Con este modelo solo se activan los productos que tengan precio en la lista.

  • El siguiente archivo lo construimos con la lista que nos da nuestro proveedor cada cierto tiempo necesitamos este archivo actualizado para sincronizar nuestra tienda online. 
Nota: En este archivo solo se actualizan unos cuantos campos referencia, nombre y precio.


  • Abrimos la lista del proveedor con exel como pone en las fotos.



  • Guardamos el archivo como .txt.



  • a continuacion lo abrimos con exels pero en formato txt.


  • necesitamos solo tres campos, referencia, nombre y precio.


  •  abrimos la plantilla, tiene dos columnas que se actualizan con formulas. 
  • =C2*15/100+C2 "Columna E" Este precio es especial y se le aplica a empresas o clientes especiales 
  • =C2*25/100+C2  "Columna F" Este es el precio de venta al publico y se le aplicara el 20% en esta lista y después se le aplicara la regla de precio que tenga configurada cada producto.


  •  Copiamos de la lista de nuestro proveedor los tres campos. 1º Referencia, 2º Nombre y 3º Precio

  • ahora seleccionamos como esta en la foto los campos de las dos formulas y otros parámetros de configuración.


  •  Al arrastrar el puntero le aplicas la formula a todos los precios de la lista, como pone en la foto.


  •  ahora cuando terminemos, "guardar como" y lo guardamos en txt.

  • nos dirigimos a nuestro admin y disponemos de otro apartado donde vamos a volcar esta lista ya configurada.
  • Volcamos el archvio .txt que acabamos de configurar.
 ¿Cómo funciona?

Cuando termine volcamos la siguiente lista.
Comenzamos ….. 
Referencia – si tiene precio  activa producto y actualiza precio finline
Referencia – si tiene precio  activa producto y actualiza precio finline

  • Cuando termine copias todas los productos.




  •  abres un archivo txt en blanco y copia el resultado como esta en la imagen.


  •  Guardamos el archivo filtro.txt


  •  Ahora lo abrimos desde microsoft exels.


  •  Con el campo "delimitados" seleccionado pulsamos en siguiente. y con campo "|" para separar los campos.


  •  pulsamos en finalizar


  •  ya esta ya hemos abierto el archivo con microsoft exels y tenemos todas las columnas separadas.


  •  Pulsamos en "DATOS/ORDENAR".


  •  En este caso queremos filtrar la fila "H"


  •  Los nuevos productos se filtran y compiamos todos los productos "NEWS".


  •  En este archivo lo insertamos y le ponemos en la categoria "NOVEDADES".


  •  Ordenamos los productos como en la siguiente foto.


  • Cuando terminemos guardar como y lo guardamos en .txt.


  • Vamos a nuestro admin "actulizar productos"


  • Seleccionamos el archivo flitro.txt y lo empezamos a volcar.

  • Esperamos a que termine y ya tenemos los productos nuevos en la base de datos y en la categoria "NOVEDADES" sin foto y sin descripcion.




  • seleccionamos los productos que ya tienen imagen, descripción y los parámetros de configuración 

  • Pegamos los productos en el archivo corrrespondiente.


  • Ordenar como en este caso "products_model" o referencia


  • Le aplicamos al producto la categoría 


  • Guardar Como


  • Guardamos como Txt para volcarlo en la base de datos a traves del admin y vuelta a empezar.



Capitulo 3 Modelo de Actualización por Active o Inactive.
Con este modelo solo se activan los productos que tengan la casilla "Active", "Inactive" deja el producto desactivado.


  • Abrimos el archivo y hacemos los mismos pasos que en el "Capitulo 2"
  • Guardamos el archivo como txt, cerramos y volvemos abrir con exel pero como archivo .txt
  • Ahora ya tenemos el archivo abierto en modo .txt, pulsamos en "EDICION/REEMPLAZAR".


  • Cambiamos "si" por "Active", marcamos las dos casillas de la foto y pulsamos "reemplazar todo"
  • Hacemos lo mismo "no" por "Inactive".
  • Ya tenemos el archivo preparado para volcarlo en nuestro admin, fijate en la foto como queda "inactive" y "Active"

  • Convertimos el archivo para poder volcarlo en nuestra base de datos.


  • Pulsamos en " Actualizar Catalogos por referencia ACTIVE-INACTIVE "
  • Hacemos exastamente los mismos pasos que en el capitulo 2, la diferencia es que en este caso solo se activan los productos que esten en "active" y las novedades apareceran como " !New Product!"






Capitulo 4 Modelo de Actualización Manual.
Con este modelo podemos tener una serie de productos y controlar el stock manualmente solo cambiando la casilla "Active" "Inactive"



EN CONSTRUCCION


Capitulo 5
En este capitulo vamos a corregir posibles errores que te pueden pasar cuando vuelques los datos en la base de datos.


ERROR EN LOS PRECIOS 
Posible problemas con los precios.
Hay 2 errores localizados que con esta configuración se arregla..
Vuelcas un precio 22.65€ y solo actualiza en la base de datos 22.00€
Vuelcas un precio 1.203.45€ y solo actualiza en la base de datos 1.20€

  • Si tienes problemas con los precios realiza la siguiente configuración, dirigase a HERRAMIENTAS/OPCIONES.

  •  En este cuadro realice la configuración como esta en la foto.


  •  Cuando abras en txt haz la siguiente operación como esta en la foto.






En la raiz del FTP/tiendaonline hay que crear una carpeta /temp y darle atributo 777, si no no funcionará 


El resultado podeis verlo nuestras tiendas de
www.patrocine.es



Capitulo 5 GeoLocalización de Productos dentro de la tienda o almacén.

Este sistema nos permite saber donde esta el producto dentro de la tienda para disponer de esta información en todo momento en la ficha del producto o bien desde la propia factura que nos dice donde esta para despacharlo lo mas rápidamente posible.

1º) Primero creamos una etiqueta con un programa de código de barras y la pegamos en el sitio donde vallamos a poner el producto EAN0000000000001 y se imprime otra etiqueta que se pega donde pongamos el producto EAN0000000000002

2º) La primera etiqueta se llama A11 Y la segunda etiqueta B21.
Nota: Cuando pasas el lector por la etiqueta (2) el programa detecta que el primer caracter de la cadena es una letra y se guarda como geolocalización, cuando pasemos el lector por el codigo de barras del producto este inserta el sitio en la ficha del producto "A11"



3º) En cualquier factura, o búsqueda del producto nos aparecerá donde esta (3)